POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Consentement des données personnelles

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE :

1. LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le CSE ERSAS traite les données vous concernant et est responsable du traitement de vos données :

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cse-ersas-pj2s.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSE ERSAS est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la plateforme.

2. QUELLES SONT LES DONNEES TRAITEES ET DANS QUEL BUT ?

Conformément au principe de minimisation, le CSE ERSAS ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE ERSAS peut recueillir, pour ses diverses commissions, des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise Exxonmobil.

Les données recueillies indirectement par le CSE ERSAS via le service des ressources humaines sont : le nom, le prénom, la division, le service, les statuts et les dates d’embauche, de fin de contrat, de CFC, de Retraite, de transfert, d’invalidité, de départ et de retour de congé parental etc...

Les données traitées par le CSE ERSAS pour la réalisation des finalités sont les suivantes :

• Ouvrant droit : nom, prénom, photo (facultatif), date de naissance, sexe, coordonnées professionnelles (téléphone, adresse postale, courriel), coordonnées personnelles (téléphone, adresse postale, courriel) (facultatif, mais l’absence de communication de ces éléments personnels pourront entrainer des problèmes de réception (remboursement par chèque, information importante lors de congés/maladie…)
• Situation professionnelle : matricule, secteur, division, service, date d’embauche, éventuellement date de fin de contrat, date CFC, date retraite
• Composition familiale : conjoint, enfant, autres ayants droits, nom prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants
• Situation matrimoniale : Certificat de mariage/pacs, Livret de famille
• Acte/certificat de naissance
• N° de sécurité Sociale et Mutuelle (pour les sorties enfants)
• Autorisation de sortie pour les enfants mineurs
• N° de carte d’identité /passeport, lieu d’émission, date d’émission et d’expiration (pour les voyages)
• Handicap, Allergies (pour les sorties et les sorties avec repas et les voyages)
• Personne(s) accompagnate(s) et Personne(s) à prévenir en cas d’urgence
• Situation financière : Coordonnées bancaires, Avis d’imposition, Attestation sur l’honneur

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de plafond se fondant sur l’Avis d’imposition, permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé et la participation de CSE au montant le plus faible.

• Nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
• Montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

3. FINALITES DE TRAITEMENT DES DONNEES

Les données collectées sont utilisées pour la gestion des prestations que nous vous proposons :

• La création d'un compte utilisateur sur EDENRED FRANCE S.A.S : Gestion administrative des bénéficiaires, gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
• Gestion des prestations d’œuvres sociales : pour notre billetterie, gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, notre système de locations de vacances, l'ensemble des offres du CSE (consentement), remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
• La validation des critères d’attribution des prestations proposées (consentement) ;
• Envoi d'offres et de promotions (consentement) ;
• La gestion des communications et le suivi de nos échanges (consentement) ;
• La gestion du service après-vente (consentement) ;
• La gestion de la comptabilité : écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires (obligations légales),
• La gestion de vos demandes liées à l’exercice des droits notamment d’accès, de rectification, et d’opposition, dont vous bénéficiez en application de la réglementation sur les données personnelles (obligations légales) ;

Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, chèques vacances, distribution de cadeaux de Noel, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours...,
- proposition d’offres promotionnelles, 
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site
- Respect de la réglementation en vigueur

4. QUI A ACCÈS A VOS DONNÉES ?

Le CSE ERSAS ne commercialise pas vos données à des entreprises extérieures.

Les personnes ayant accès à vos données sont :

Les collaborateurs et partenaires du CSE ERSAS concernés par l'utilisation et le traitement de vos données :

• Les membres du CSE ERSAS ;
• Le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier, le trésorier adjoint ;
• L’expert-comptable de notre prestataire
• La plateforme EDENRED FRANCE S.A.S à des fins d’hébergements pour la création et la gestion de vos droits, du support et de la maintenance du site d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
• Nos prestataires pour le fonctionnement du CSE (maintenance informatique, commandes de consommables) et l’organisation et la gestion des œuvres sociales,
• Les tiers autorisés par la loi (banque…)

5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS NOUS CES DONNÉES ?

Le CSE ERSAS conserve les données personnelles durant la période d'admission du salarié au bénéfice des prestations sociales et culturelles,

Le CSE ERSAS ne conserve les données personnelles que pour la durée légale, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées. Une période glissante de 2 ans maximum à compter de l'exécution de la prestation en ce qui concerne l'historique de l'utilisation des prestations et le suivi des commandes par les salariés,

Mais le CSE ERSAS est amené à conserver, le temps nécessaire, certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales)

6. 
   SECURITE DES DONNEES

Le CSE ERSAS s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE ERSAS veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

7. DROIT D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION DES DONNÉES TRANSMISES

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : vous pouvez demander une copie des données à caractère personnel traitées par le CSE vous concernant ; le coût lié à la reproduction des documents et, le cas échéant, le coût de l'envoi des documents seront à votre charge ;
• Droit de rectification : si vous pensez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander leur correction, mise à jour ou modification ;
• Droit d’effacement : vous pouvez, dans certaines conditions, demander l’effacement des données vous concernant ; par exemple lorsque vous pensez que vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires ;
• Droit d’opposition : vous pouvez, dans certaines conditions, vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons légitimes tenant à votre situation particulière ;
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel (i) si vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel, (ii) si le traitement est illicite mais que vous vous opposez à son effacement, (iii) si vous pensez que le CSE n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou (iv) si vous vous êtes opposé à leur traitement, pendant la période de traitement de votre demande d’opposition ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans que cela ne porte atteinte à la légitimité du traitement avant le retrait de votre consentement ;
• Droit de donner des directives post-mortem : vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits exposés ci-dessus, veuillez-vous adresser, à la direction du CSE qui assure votre prise en charge à :

CSE ERSAS GRAVENCHON

             BP 1

             76330 PORT JEROME SUR SEINE

            cseersaspj2s@exxonmobil.com

 En adressant une réclamation au Secrétaire du CSE ERSAS:

Mr FREGE Loic

loic.frege@exxonmobil.com 

Ou au référent RGPD :

Mme DEMEILLIERS Marie-Christine

marie-christine.demeilliers@exxonmobil.com

Si, après cela, vous estimez que vos droits informatique et liberté ne sont toujours pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (sur leur site).

8. ACTUALISATION DES DONNEES TRANSMISES

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

9. MODIFICATION DE CETTE NOTICE

Le CSE ERSAS se réserve le droit de modifier, ou d'actualiser cette notice à tout moment.

CONSENTEMENT DES DONNEES PERSONNELLES :

Dans le cadre de ses activités, le CSE ERSAS a besoin de vos données personnelles, ainsi de celles de vos ayants droits et accompagnants, celles-ci sont recueillies et enregistrées dans un fichier informatisé.

Exemples :

• Ouvrant droit : nom, prénom, photo (facultatif), date de naissance, sexe, coordonnées professionnelles (téléphone, adresse postale, courriel), coordonnées personnelles (téléphone, adresse postale, courriel) (facultatif, mais l’absence de communication de ces éléments personnels pourront entrainer des problèmes de réception (remboursement par chèque, information importante lors de congés/maladie…)
• Situation professionnelle : matricule, secteur, division, service, date d’embauche, éventuellement date de fin de contrat, date CFC, date retraite
• Composition familiale : conjoint, enfant, autres ayants droits, nom prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants
• Situation matrimoniale : Certificat de mariage/pacs
• Acte de naissance, Livret de famille
• N° de sécurité Sociale et Mutuelle (pour les sorties enfants)
• Autorisation de sortie pour les enfants mineurs
• N° de carte d’identité /passeport, lieu d’émission, date d’émission et d’expiration (pour les voyages)
• Handicap, Allergies (pour les sorties et les sorties avec repas et les voyages)
• Personne(s) accompagnante(s) et Personne(s) à prévenir en cas d’urgence
• Situation financière : Coordonnées bancaires, Avis d’imposition, Attestation sur l’honneur
• Etc

Toutes ces données sont collectées pour diverses finalités comme :

• Voyages, escapades, Week ends
• Locations diverses (Goélia, Sandaya, Center Parc…)
• Abonnements divers (Le Hac…)
• Billetterie diverse (Astérix, cinés, Bocasse, bowling, match le Hac, Thalasso……)
• Noel (cadeaux...)
• Prestations diverses (concerts,spectacles, sorties Enfants, sortie famille, parfums…)
• Remboursements divers (Participation aux activités individuelles, participation sport et culture, ciné, piscine, le Hac………)
• Chèques divers (noel, pacs, mariages, naissances, Ancv…
• Section bricolage 
• Commission Cafétariat
• Etc

La base légale de ces traitements étant le consentement. 

Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : CSE ERSAS le responsable du traitement, EDENRED FRANCE S.A.S l’hébergeur du site internet, et les prestataires de services et sous-traitants en relation directe avec les activités ci-dessus citées (exemple : Goelia, Sandaya, center parc, Hangard, Perier, Rond point évasion, le Stade Océane le Hac….)

Le CSE ERSAS ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées. Une période glissante de 2 ans maximum à compter de l'exécution de la prestation en ce qui concerne l'historique de l'utilisation des prestations et le suivi des commandes par les salariés,

Mais le CSE ERSAS est amené à conserver, le temps nécessaire, certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

Vous pouvez accéder aux données vous, concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. (En fonction de la base légale du traitement mentionné également : vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données ; vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données ; vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données).

Consulter le site CNIL.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Pour exercer ses droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif vous pouvez contacter :

CSE ERSAS GRAVENCHON

BP 1

76330 PORT JEROME SUR SEINE

 cseersaspj2s@exxonmobil.com

En adressant une réclamation au Secrétaire du CSE ERSAS :

Mr FREGE Loic

loic.frege@exxonmobil.com

Ou au référent RGPD :

Mme DEMEILLIERS Marie-Christine

marie-christine.demeilliers@exxonmobil.com

Si vous estimez après nous avoir contacté que vos droits informatique et libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL

Si vous avez lu ce formulaire de consentement et que vous consentiez/ou pas à ce que vos données personnelles obligatoires et facultatives ainsi que celles de vos ayants droits et accompagnants, demandées dans les activités, soient utilisées par le CSE ERSAS pour pouvoir participer aux activités, vous aurez l’obligation de donner votre choix (oui ou non) dans votre fiche personnelle sur le site internet.